У період з квітня 2024 по травень 2025 року документ для підписання було відхилено 57 762 користувачами Вчасно.ЕДО, серед яких — близько 20 тисяч бухгалтерів, що складає 33%. Найбільше випадків перепідписаних бухгалтерськими працівниками документів спостерігається серед компаній, що працюють в оптовій торгівлі (14.6%), транспорту і логістики (7.8%) та сільському господарстві (7.4%). YouControl разом із “Вчасно” провели аналіз секторів та географії перепідписання, щоб з’ясувати, які наслідки це може мати для бізнесу. Більше деталей — у зазначеному матеріалі.
Щодня тисячі бухгалтерів по всій Україні займаються обробкою, перевіркою та підписанням фінансових документів в електронному форматі. Однак не кожен документ підписується з першого разу. Повторне перепідписання — ситуація, коли документ уже має підпис, але через помилки, невідповідності або зміни умов його потрібно відкликати, відкоригувати і повторно підписати — є поширеною та недооціненою проблемою. В середньому, кожен такий випадок може обійтися компанії від кількох сотень до тисячі гривень — включаючи час, оплату праці, ризики штрафів та затримок угод.
Географія помилок: які регіони перепідписують документи найчастіше
Найбільша кількість компаній, де бухгалтери перепідписували документи, зареєстрована в столиці України — місті Київ, де таких компаній 8 074, що становить 44.9% від загальної кількості.
Також значну частку займають Київська область (8%) і Дніпропетровська область (6.4%), де компанії з перепідписаними документами відзначено відповідно 1 437 і 1 144. Інші області, такі як Харківська (6.2%) та Львівська (6.0%), також мають значні показники. Найменші значення зафіксовані в Сумській (1%), Кіровоградській (0.9%) та Закарпатській (0.9%) областях. Найнижчі показники — в тимчасово окупованих регіонах: Луганській області, Севастополі та Криму, де зафіксовані нульові значення. В цілому, по всіх регіонах України було зареєстровано 17 988 випадків перепідписаних документів.
Міста з найвищими показниками перепідписання документів
Аналіз міст, де бухгалтери найчастіше перепідписують документи, показує чітке домінування Києва, де зареєстровано понад 44% всіх випадків. Це пояснюється тим, що столиця є провідним економічним та фінансовим центром країни. Тут зосереджена найбільша кількість компаній, підприємств і організацій, що підвищує ймовірність змін у документах. Крім того, багато бізнесів в Києві мають складну бухгалтерію, що може призводити до більшої кількості коригувань.
Інші великі центри, такі як Харків, Дніпро, Львів та Одеса, також демонструють високі показники перепідписаних документів, що свідчить про активність економіки в цих регіонах. Ці міста є важливими економічними, торговими і культурними осередками, що зумовлює велику кількість підприємств і, відповідно, випадків зміни бухгалтерських документів. Також в регіонах із розвиненими галузями, такими як Харків (технології та виробництво) або Одеса (транспорт і логістика), часто трапляються ситуації, коли документи потребують уточнень через специфіку бізнесу.
Галузевий аспект
Найбільша частка випадків перепідписаних документів серед компаній різних секторів економіки спостерігається в оптовій торгівлі, де таких компаній є 2 623, що становить 14.6% від загальної кількості. Значна частка також зафіксована в секторах транспорту і логістики (7.8%) та сільського господарства (7.4%), де бухгалтери перепідписували документи відповідно в 1 398 і 1 329 компаніях. Інші важливі сектори, де спостерігається значна кількість перепідписаних документів, включають інформаційні технології (5.7%) та харчову промисловість (5.2%).
Серед інших секторів, де часті перепідписання, можна виділити роздрібну торгівлю (5.1%), сферу інших послуг (5.1%), медичні установи (4.1%), будівельні компанії (3.9%) та рієлторський бізнес (3.8%). Далі йдуть машинобудування, реклама і маркетинг, фармацевтична промисловість, громадське харчування і громадські організації, де частка перепідписаних документів варіюється від 2.4% до 3.2%. Ці дані відображають широкий спектр галузей з високим рівнем необхідності коригування документів, що може свідчити про певні особливості бухгалтерського обліку в кожному з цих секторів.
Повторне перепідписування документів є показником більш загальних процесів в організації бізнесу: від рівня внутрішнього контролю до якості комунікації між відділами.
На думку спеціалістів бухгалтерії YouControl, перепідписання є не лише наслідком помилок, але й відображає особливості робочих процесів. Адже підписантом може бути не тільки директор чи бухгалтер, але й начальник відділу або менеджер. Окрім того, відповідальна особа може бути у відпустці, і підписант буде інший, що може залишитися непоміченим контрагентом. Саме такі ситуації часто сприяють перепідписанню. Також можливі технічні помилки або людські фактори.
Автоматизація бізнес-процесів може спростити роботу і зменшити кількість помилок. Наприклад, для бухгалтерів під час роботи з підписанням документів буде корисним YouScore — API від YouControl для автоматизації комплаєнсу та заповнення даних контрагентів.
Яка вартість помилки для компанії?
Перепідписання є одним з найменш очевидних, але найпоширеніших викликів у повсякденній діяльності компаній. “Будь-яке відхилення — це повернення документа для доопрацювання, що вимагає повторного залучення відповідального спеціаліста. Це — додаткові витрати часу і ресурсів. У паперовому форматі перепідписка може затягнутися на дні або навіть тижні. В електронному вигляді досить кількох кліків. При великих обсягах документообігу ця різниця має критичне значення”, — пояснюють фахівці сервісу цифрових рішень для бізнесу “Вчасно”.
Середня вартість підписання одного паперового документа може досягати 300 гривень, що включає друк, логістику та робочий час відповідального фахівця. У разі перепідписання ці витрати зростають. Для компаній, що щомісяця відправляють сотні або тисячі документів, це обертається десятками тисяч гривень додаткових витрат.
Для порівняння: вартість електронного підписання одного документа коливається від 1 до 5 гривень. Проте головна перевага полягає не лише в ціні. Це — швидкість, контроль і зручність. У будь-який момент можна погодити, підписати чи надіслати електронний документ. Електронний документообіг дозволяє в реальному часі стежити за статусом документа, його історією змін, та діями контрагента. Помилку можна виправити онлайн, без повторного друку документа. Це економія часу, яку бухгалтер може використати на інші важливі завдання, а не на обробку паперів. Спрощення щоденних процесів — один з ключових ефектів цифровізації. Там, де раніше бухгалтери витрачали 2–3 години на підготовку документів, тепер достатньо 5–10 хвилин.
Повна версія матеріалу доступна на сайті YouControl
Партнерський матеріал
