Для фізичної особи-підприємця щоденна рутина означає постійний процес: пошук клієнтів, надання послуг, організація логістики. У цьому стрімкому ритмі легко пропустити «паперові» нюанси. Проте деякі з них можуть виявитися фінансовими мінами уповільненої дії. Одним із таких питань, про які ФОП повинен інформувати свого бухгалтера, є дотримання термінів, вважає адвокат Богдан Янків.
“Неправильна або несвоєчасна комунікація стосовно, здавалося б, дрібних змін, може призвести до серйозних наслідків, включаючи значні штрафи та примусове переведення на загальну систему оподаткування. Розглянемо ключові моменти, які підприємець обов’язково має обговорити зі своїм фінансовим спеціалістом,” – зазначає Богдан Янків.
Чому відсутність комунікації може призвести до фінансових втрат?
“Бухгалтер — це не лише особа, котра складає звіти. Це ваш фінансовий союзник у заплутаному море українського законодавства. Він може працювати тільки з тією інформацією, яку надаєте йому ви. Якщо дані надходять після факту, виправити ситуацію часто буває неможливо. Податкові органи не приймуть виправдання «я був зайнятий і забув». Найчастіше таким забуттям є скасування єдиного податку зворотним числом, що автоматично переводить вас на загальну систему,” – підкреслює Богдан Янків.
Адвокат наголошує: загальний податковий тягар на чистий дохід у 2025 році становитиме 45%, до якого входять ПДФО (18%), суттєво підвищений військовий збір (5%) та ЄСВ (22%). Він окреслив 8 критичних змін, про які бухгалтер повинен дізнатися терміново.
1. Зміна особистих даних: прописка, ПІБ
Це може здаватися особистим питанням. Але для податкової служби ви як ФОП прив’язані до місця реєстрації. Якщо ви змінили прописку (навіть в межах одного міста) або отримали новий паспорт через зміну прізвища, для держорганів ви будете суб’єктом із новими даними.
Що потрібно зробити? Негайно повідомте бухгалтера, щоб він подав заяву про внесення змін до Реєстру платників єдиного податку. Краще зробити це онлайн через портал «Дія», де можна одночасно подати заяви до держреєстратора і податкової служби.
Чому це важливо? Хоча немає прямого штрафу за неповідомлення, невідповідність даних у реєстрах може бути основою для анулювання вашої реєстрації платником єдиного податку за підсумками перевірки.
2. Новий вид діяльності: невраховані КВЕДи
Якщо ви почали продавати додаткові товари чи надавати нові послуги, це чудово! Але чи є у вас відповідний КВЕД (класифікатор видів економічної діяльності)?
Що потрібно зробити? Перед отриманням першого доходу за новим напрямом погодьте його з бухгалтером. Він перевірить, чи є необхідний код у ваших реєстраційних даних і за потреби допоможе його додати.
Чому це важливо? Отримання доходу за діяльністю, для якої не зареєстровано КВЕД, є серйозним порушенням спрощеної системи оподаткування. Наслідки можуть стати оподаткуванням такого доходу за ставкою 15% і ризиком втрати статусу «єдинника» з наступного звітного періоду.
3. Вихід на міжнародний ринок та валютні надходження
Робота з закордонними клієнтами чи платформами (Upwork, Etsy, Amazon) відкриває нові можливості, але також додає нові вимоги.
Що потрібно зробити? Повідомте бухгалтера про відкриття валютного рахунку та очікування першого платежу.
Чому це важливо? По-перше, не всі групи єдиного податку дозволяють певні види зовнішньоекономічної діяльності. По-друге, бухгалтер має правильно обчислити дохід за офіційним курсом НБУ на дату надходження коштів на ваш валютний рахунок, а не на дату виставлення інвойсу. Ігнорування цих моментів може призвести до проблем з податковими органами.
4. Зміна «географії» бізнесу
Якщо ви переїхали в новий офіс, відкрили магазин, склад або просто почали доставку товарів з іншого міста, для податкової це – зміна місця ведення бізнесу.
Що потрібно зробити? Повідомте бухгалтеру нову адресу для подання заяви до реєстру та форми 20-ОПП.
Чому це важливо? Ця адреса має бути внесена до реєстру платників єдиного податку. Інакше діяльність за незареєстрованою адресою буде вважатися порушенням умов спрощеної системи оподаткування.
5. Зміна бізнес-моделі, наприклад, дропшипінг
Дропшипінг — популярна модель, але з юридичної точки зору вона містить багато нюансів.
Що потрібно зробити? Обговоріть з бухгалтером свій бізнес-план: хто отримує кошти, від чиєї особи відправляється товар, які угоди укладені з постачальником.
Чому це важливо? В залежності від вашої схеми, можуть знадобитися КВЕДи для посередницьких послуг (наприклад, 46.19 “Діяльність посередників у торгівлі товарами широкого асортименту”), а не роздрібної торгівлі (47.91). Важливо розуміти, що оподаткування лише комісійної винагороди можливе лише за умови укладення з постачальником посередницького договору (наприклад, договору комісії). Обраний КВЕД має відображати сутність цих відносин. Неправильне оформлення – це ризик отримання доходу без КВЕД або перевищення доходного ліміту.
6. Відкриття нового банківського рахунку
Навіть якщо це просто додатковий гривневий рахунок у іншому банку.
Що потрібно зробити? Надати бухгалтеру реквізити нового рахунку.
Чому це важливо? Податкова автоматично отримує інформацію про всі ваші бізнес-рахунки від банків. Бухгалтер потребує доступу до руху коштів по всіх рахунках, щоб правильно вести облік і формувати звітність.
8. Отримання статусу нерезидента або тривалий виїзд за кордон
Якщо ви плануєте перебувати за межами України більше 183 днів, це може змінити ваш податковий статус.
Що потрібно зробити? Звернутися до бухгалтера за консультацією про податкові наслідки та правила ведення діяльності з-за кордону.
Чому це важливо? Це може вплинути на ваше податкове резидентство та обов’язки щодо сплати податків в іншій країні. Для уникнення подвійного оподаткування може бути потрібно отримати в українській ДПС довідку про підтвердження статусу податкового резидента України.
