Процедура підтвердження наявного трудового стажу для отримання пенсії без трудової книжки або відповідних записів у ній визначена постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637. Це повідомлення було опубліковано 20 жовтня Пенсійним фондом України.
У випадку втрати трудової книжки або відсутності в ній записів про трудову діяльність, чи якщо записи є неточними, для підтвердження стажу, здобутого до 2004 року, можна використовувати:
- дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- виписки або довідки, складені на основі даних, доступних в автоматизованих системах підприємств, установ або організацій;
- особові рахунки і відомості про виплату заробітної плати;
- посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання, інші документи, що містять дані про періоди роботи;
- членські квитки профспілок за періоди, коли здійснювалися сплати членських внесків.
Якщо в реєстрі застрахованих осіб відсутні необхідні дані, а підприємство чи організація знаходяться на тимчасово окупованій території або в зонах активних бойових дій, або якщо їх документи пошкоджені через військові дії, стаж роботи можна підтвердити на основі свідчень не менше двох осіб, які:
- ознайомлені із заявником через спільну роботу на одному підприємстві, в установі або організації;
- мають документи, що підтверджують їхню трудову діяльність за той же період.
Якщо трудова книжка є, але містить виправлені або недостовірні записи про роботу в підприємствах або установах, розташованих на тимчасово окупованих територіях у Донецькій і Луганській областях, Автономній Республіці Крим чи м. Севастополі, стаж роботи, що дає право на пенсію, підтверджується Комісіями з питань підтвердження стажу роботи. Ці Комісії створені в кожному Головному управлінні Пенсійного фонду України в областях та в м. Києві (постанова правління Пенсійного фонду України від 10.11.2006 № 18-1).
Підтвердження стажу роботи в умовах, що вважаються особливо шкідливими або важкими (за Списком № 1), а також шкідливих і важких умовах праці (за Списком № 2) відбувається виключно на підставі документів. У випадку, якщо пільговий стаж набувся на підприємствах, які були ліквідовані без призначення правонаступника, то підтвердження здійснюється зазначеними Комісіями на основі архівних документів.
