Добре організований процес узгодження контрактів є важливим інструментом управління юридичними та фінансовими ризиками компанії. Узгодження договорів не має бути лише формальністю, а має виконувати функцію ефективної процедури, яка дозволяє уникати недоліків у змісті угоди, узгодити позиції різних підрозділів та виявити можливі ризики до моменту підписання. Про це Інформатору повідомила юристка практики господарського права юридичної фірми «Приходько та партнери» Вікторія Огородник.
За словами експертки, метою узгодження контрактів є перевірка відповідності проєкту угоди інтересам підприємства, забезпечення дотримання законодавчих вимог, узгодження технічних, фінансових, господарських та правових умов, а також зменшення ризику виникнення конфліктів, збитків або судових спорів у майбутньому.
Варіант 1: За присутності електронної системи документообігу
Сучасні компанії все частіше впроваджують електронні системи для узгодження договорів (такі як M.E.Doc, SharePoint, CRM-системи, внутрішні платформи). Це дозволяє автоматизувати, стандартизувати та прозоро відстежувати всі етапи:
Відповідальний підрозділ (ініціатор) завантажує проєкт угоди в систему. Далі договір перевіряється по черзі:
- Фінансовим відділом – на відповідність бюджету та наявність фінансування.
- Відділом постачання/виробництва/ІТ – технічні умови, терміни, обсяги.
- Службою безпеки – перевірка контрагента.
- Юридичним відділом (на завершальному етапі) – на предмет законності, коректності формулювань, відсутності ризиків.
Кожен структурний підрозділ має можливість:
- залишити свій коментар або зауваження;
- погодити документ або повернути його на доопрацювання.
Після усунення всіх зауважень угода підлягає остаточному погодженню юристом, який перевіряє узагальнені зміни і надає “зелене світло” на підписання. Переваги: чіткий контроль, відстеження відповідальних осіб, уникнення втрати документів, зменшення людського фактора.
Варіант 2: У разі відсутності електронної системи
Якщо компанія не має електронної системи, порядок узгодження може здійснюватися в паперовому або змішаному форматі (пошта + документообіг):
- Проєкт угоди роздруковується (або надсилається електронною поштою) у внутрішньому листі для погодження.
- Визначається послідовність, в якій структурні підрозділи надають свої висновки:
- Письмові резолюції/коментарі додаються до угоди.
- Кожен відділ має встановлений термін для погодження (наприклад, 1-2 робочі дні).
Після внутрішнього узгодження угода передається до юридичного відділу, який: аналізує зауваження інших підрозділів; усуває ризикові положення; готує фінальну версію угоди до підписання. Рекомендація: навіть за паперового формату варто ввести Журнал узгодження договорів або таблицю Excel для фіксації дати, відповідальних осіб та статусу угоди.
Можливі наслідки співпраці з ненадійним контрагентом
Хто такий “ненадійний контрагент”
Це юридична або фізична особа, яка:
- має проблеми з виконанням зобов’язань (затримки платежів, невиконання угод);
- має негативну репутацію;
- перебуває в стані ліквідації, банкрутства або судових спорів;
- фігурує у списках санкцій чи розслідувань;
- виявляє ознаки фіктивності або шахрайства.
Основні ризики для підприємства
Фінансові втрати
- Невиконання умов угоди: поставка неякісного товару, порушення термінів, відмова від виконання.
- Збитки від передоплати за угодою, що не була виконана.
- Зростання дебіторської заборгованості без шансів на її стягнення.
Юридичні наслідки
Неможливість захистити свої інтереси у суді (якщо контрагент “фіктивний”).
- Визнання угоди недійсною (наприклад, якщо контрагент не мав повноважень або правоздатності).
- Проблеми з податковими органами (особливо при фіктивному ПДВ-кредиті, “скрутках”).
Репутаційні ризики
- Втрата довіри з боку партнерів, клієнтів, інвесторів.
- Асоціація з сумнівними структурами (особливо якщо контрагент фігурує у кримінальних справах).
Операційні затримки
- Зрив термінів постачання або виробництва через контрагента.
- Необхідність оперативного пошуку нового постачальника або замовника.
Як знизити ризики співпраці
Перевірка контрагента перед укладенням угоди:
- Витяг з ЄДРПОУ, статус платника ПДВ.
- Податковий борг (можна перевірити онлайн).
- Судова історія (через Єдиний держ. реєстр судових рішень).
- Публічні дані (репутація, публікації, новини).
- Перевірка повноважень підписанта (довіреність, статут).
- Включення до угоди страхових механізмів: аванс лише за гарантійним листом або страховим зобов’язанням; штрафні санкції за невиконання зобов’язань; забезпечення виконання (завдаток, порука, банківська гарантія).
“Ефективне узгодження контрактів — це не лише формальна вимога, а стратегічний інструмент зниження ризиків. Ключову роль грає юрист, який має здійснювати фінальну перевірку з урахуванням коментарів інших підрозділів. Співпраця з ненадійним контрагентом несе реальні загрози — фінансові, правові, репутаційні. Тому профілактика проблем через ретельну перевірку партнера та належно оформлений договір — це інвестиція в стабільність бізнесу”, – резюмувала Огородник.
