Одна з ключових потреб українців, які наразі перебувають за межами країни, — це оформлення довіреності для представництва своїх інтересів в Україні. Міністерство юстиції пояснює, як можна оформити нотаріально посвідчену довіреність у країні перебування, а також чи буде цей документ дійсним на території України.
Для тих, хто знаходиться за кордоном, є два основні способи оформлення нотаріально посвідченої довіреності для використання в Україні: через закордонну дипломатичну установу України (посольство або консульство) та через місцевого нотаріуса.
Оформлення в посольстві чи консульстві
Головна перевага цього способу — те, що документ, виданий у дипломатичній установі, не потребує подальшої легалізації та перекладу, і він є чинним на території України з моменту отримання. Ось перелік кроків, які потрібно виконати для оформлення довіреності, посвідченої консулом:
- Записатися на прийом через сервіс е-Консул, вибравши у відповідному розділі необхідну нотаріальну дію.
- Підготувати в електронному вигляді проєкт довіреності та бути готовим у день вчинення нотаріальної дії надіслати його на електронну адресу, вказану співробітником консульства.
- Особисто з’явитися до консульства або посольства у прийомний день з такими документами:
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон або внутрішній паспорт (оригінал і копія);
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (оригінал і копія);
- копія паспорта особи, на яку оформлюється довіреність;
- документи, що підтверджують легальне перебування в країні (віза, посвідка на проживання тощо);
- проєкт довіреності або чіткий перелік повноважень, які ви хочете надати;
- інші документи, залежно від змісту довіреності (наприклад, копії правовстановлюючих документів на нерухоме майно, у разі оформлення довіреності на його розпорядження);
- та інші документи за потреби.
Після цього залишається лише сплатити консульський збір за надання послуги з посвідчення довіреності. Важливо пам’ятати, що довіреності (а також їхні дублікати), їх скасування або припинення дії підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей.
Реєстрація довіреностей (їхніх дублікатів), посвідчених у дипломатичних представництвах та консульських установах України (якщо у них немає доступу до Єдиного реєстру довіреностей), здійснюється за заявою довірителя про реєстрацію цих довіреностей, поданою реєстратору (державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному нотаріусу).
Проте записатися на прийом у консульство може бути досить складно. Дипломатичні представництва України у деяких країнах сильно завантажені, через що доводиться довго чекати на вільні слоти. Іншою проблемою даного способу є те, що потрібно буде їхати до міста, де розташовано консульство. Це може вимагати подолання відстані у кілька сотень кілометрів для громадян, які мешкають не в столиці. Тому, якщо довіреність потрібно оформити терміново або немає можливості їхати далеко, більше підходящим варіантом буде оформлення довіреності у місцевого нотаріуса.
Оформлення у місцевого нотаріуса
Громадяни, що перебувають за кордоном, можуть оформити довіреність у місцевого нотаріуса, звернувшись до найближчої нотаріальної контори. У такому випадку порядок оформлення довіреності регулюється законодавством відповідної іноземної держави, а сам документ, зазвичай, складений іноземною мовою. Тому після оформлення довіреності у нотаріуса потрібно буде подбати про її переклад на українську мову, а також про належну легалізацію.
Порядок легалізації довіреності залежить від країни, у якій вона була оформлена. Наприклад, довіреності, оформлені у Польщі або Чехії, не потребують легалізації, оскільки двосторонні міжнародні угоди між Україною та цими державами передбачають взаємне визнання документів без додаткових формальностей.
Щодо більшості інших європейських держав, а також Великої Британії, США та Канади, довіреності, оформлені у нотаріусів цих країн, вимагатимуть міжнародного підтвердження. Це означає, що на них необхідно проставити апостиль — спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису, а також, за потреби, автентичність печатки або штампа, якими скріплено документ. Апостиль зазвичай проставляється в органах міністерства юстиції країни, де посвідчується довіреність.
Коли звертаєтеся до місцевого нотаріуса, краще одразу запитати, чи може він самостійно оформити апостиль, або дізнатися про процедуру такого завірення самим довірителем. Після прибуття в Україну необхідно перекласти довіреність українською мовою та засвідчити переклад нотаріально. Після вчинення цих дій, довіреність стане дійсною на території України.
